Pergunta e resposta:


Explique porque as metodologias diplomáticas não devem vislumbrar as necessidades dos historiadores.


Os documentos não se resumem à análise do pesquisador; são antes de tudo, os frutos, os meios, os testemunhos de determinadas funções e atividades desenvolvidas pelos seus produtores. Cumpre ao arquivista a organização de acordo com o contexto de produção. Ao historiador cabe promover a crítica desse contexto e a interpretação ideológica dos indivíduos que produziram os documentos.

Elementos de análise:

- gênero do documento

Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso.

Haverá tantos gêneros de documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação: Textuais; Iconográficos, Imagem Estática: Slides e Fotografias são excelentes exemplos; Sonoros; Filmográficos: "imagem em movimento", independentemente de apresentarem áudio; Cartográficos: mapas e plantas arquitetônicas. Através do uso de escala, representam grandes áreas através de imagens reduzidas; Digitais e Micrográficos: o microfilme e a microficha são exemplos, ambos demandando, em função desta característica, equipamentos eletrônicos para sua consulta.

 

- formato

Ligado ao suporte do documento, embora o mesmo suporte possa dar origem a diferentes formatos. Por exemplo: apesar de servirem-se do suporte “papel”, livros, cadernos e cartões constituem diferentes formatos de documentos.

 

- espécie documental

Definida através do aspecto formal assumido através das informações contidas no documento. Não tem nada a ver com o suporte do documento, mas com a natureza da informação que ele pretende passar.

Todo documento apresenta um conjunto próprio de características que permitem distingui-lo de outras espécies de documentos. Uma certidão difere de um contrato. Quando unimos o conceito de espécie documental à natureza do assunto abordado, teremos o tipo documental.

 

“O tipo é um detalhamento da espécie, assim como a espécie é um detalhamento do gênero”

 

A tipologia documental está preocupada com o cumprimento de uma função pelo documento dentro do contexto de uma instituição, ou, melhor ainda, com relação a suas atividades.

Espécies documentais:

ATESTADO: Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa.

CARTA: Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações.
CERTIDÃO: Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original.
CIRCULAR: Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.

CONTRATO: É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando criar direitos e obrigações recíprocas.

CORRESPONDÊNCIA INTERNA: É o instrumento de comunicação para assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem pessoal.

DECLARAÇÃO: é o documento de manifestação administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato.

EDITAL: Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc.

MEMORANDO: O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

OFÍCIO: Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações realizadas entre dirigentes de entidades públicas, podendo ser também dirigidos à entidade particular. Trata-se de comunicação eminentemente externa.

PARECER: Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos submetidos à sua consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente.

 

Decretos, leis, instruções normativas também são tipos de documentos.

Definição de campos de análise Diplomática

 

Estrutura		Definição
Protocolo inicial	Invocação	Apelo, chamada. Ocorre nos atos dispositivos mais antigos
	Titulação	Determinação de quem emana o ato
	Direção	Nomeação para quem se dirige o ato
	Saudação	Cumprimentos, felicitações. Parte final do protocolo
Texto	Preâmbulo	Justificação da criação do ato
	Notificação	Comunicar, intimar
	Exposição	Explicação das causas do ato, o que o originou
	Dispositivo	Assunto do ato. Onde determina o que se quer
	Sanção	Penalidades do não cumprimento do ato.
	Corroboração ou Cláusulas finais	Meios materiais ou não nos quais se asseguram o cumprimento do ato
Protocolo final ou escatocolo	Subscrição ou assinatura	Assinatura do emissor
	Datação	Data cronológica: corresponde ao dia, mês e ano. Data tópica: forma como está designado no documento o local onde ele foi assinado
	Precação	Assinaturas, carimbos e selos que comprovam a legalidade do documento

 

Nem todos os campos da Diplomática estão presentes em todos os documentos.

 

Classificação: Não contém

Denominação: Livro com imagens de Brasília

Definição: Livro trazendo imagens e informações sobre importantes construções de Brasília dês do ano 1960 até 2000

Gênero: Imagético e textual

Suporte: Papel

Formato: Livro

Forma: Original

Produtor/titular: Traço Atemporal

Emissor: Traço Atemporal

 

Data tópica: Brasília

Data de produção: 2015

 

Função Administrativa: Livro feito pelo grupo, com o intuito de mostrar ao público da oficina, imagens de algumas construções consideradas importantes da nossa capital.

Função Arquivística: Registrar o livro realizado pelo grupo Traço Atemporal

 

Contexto institucional/trâmite: O livro será apresentado na oficina da disciplina Diplomática e Tipologia Documental que iremos apresentar no dia 19/06. Como nosso tema é sobre a arquitetura e construção dos prédios/ monumentos de Brasília, então achamos interessante mostrar ao público as grandes construções que temos aqui, como por exemplo: os centros de poder. Que por se tratarem de construções possuem um caráter permanente.

 

Ordenação da série: Ordenação através da entrada do documento no acervo

 

Vigência administrativa: 9 anos

Condições de acesso: Restrito

 

Elementos externos

Conteúdo externo: Imagético e textual

Linguagem: Informativa

Sinais especiais: Não contém

Selo: Não contém

Anotações: Informações sobre as construções.

 

Elementos internos

Protocolo inicial: Não contém

Conteúdo interno: Imagens e a descrição delas

Protocolo final: Não contém

____________________________________________________________________ 

 

Classificação: Não contém

Denominação: Fluxograma para a oficina

Definição: Fluxograma trazendo todos os documentos e etapas necessárias para uma construção

Gênero: Imagético

Suporte: Documento Eletrônico

Formato: Digital

Forma: Original

Produtor/titular: Traço Atemporal

Emissor: Bizagi Modeler

 

Data tópica: Brasília

Data de produção: 2015

 

Função Administrativa: Fluxograma feito para mostrar os documentos e etapas necessárias para a realização de uma obra.

Função Arquivística: Registrar o fluxograma realizado pelo grupo Traço Atemporal

  

Contexto institucional/trâmite: O fluxograma será apresentado na oficina da disciplina Diplomática e Tipologia Documental. Como nosso tema é sobre a arquitetura e construção dos prédios/ monumentos de Brasília, então achamos interessante mostrar ao público as etapas de elaboração de uma construção.

 

Ordenação da série: Ordenação através da entrada do documento no acervo

 

Vigência administrativa: Permanente

Condições de acesso: Restrito

 

Elementos externos

Conteúdo externo: Imagético

Linguagem: Descritiva

Sinais especiais: Não contém

Selo: Ícone do programa ao lado direito no inferior da tela

Anotações: Programa Bizagi Modeler

 

Elementos internos

Protocolo inicial: Ícone verde

Conteúdo interno: Etapas de elaboração explicadas em cada quadrinho.

Protocolo final: Ícone vermelho

 

NORMA BRASILEIRA DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA

(VERSÃO PRELIMINAR) set 2005

 

A classificação a seguir, que, em alguns casos, não é exaustiva e pode ser atualizada:

 

1.5.5.1 Gênero bibliográfico: folheto(s), livro(s), monografia(s), obra(s) rara(s), periódico(s), periódico(s) raro(s) e tese(s);

1.5.5.2 Gênero cartográfico: atlas, carta(s) aeronáutica(s), cartograma(s), desenho(s) técnico(s), diagrama(s), fotografia(s) aérea(s), fotoíndice(s), mapa(s), mosaico(s) aéreo(s), perfil(is) e planta(s);

1.5.5.3 Gênero eletrônico;

1.5.5.4 Gênero filmográfico: filme(s) cinematográfico(s), fita(s) videomagnética(s), filme(s) cinematográfico(s) negativo(s);

1.5.5.5 Gênero iconográfico: caricatura(s), cartaz(es), cartão(ões)-postal(is), charge(s), cópia(s) por contato, desenho(s), diapositivo(s), fotografia(s), gravura(s), ilustração(ões), negativo(s) fotográfico(s) e pintura(s);

1.5.5.6 Gênero micrográfico: cartão(ões)-janela, cartucho(s), jaqueta(s), microficha(s), rolo(s) 16mm e rolo(s) 35 mm;

1.5.5.7 Gênero sonoro: disco(s) e fita(s) audiomagnética(s);

1.5.5.8 Gênero tridimensional (!?!): espécime(s) botânico(s), espécime(s) fóssil(eis); espécime(s) geológico(s); espécime(s) zoológico(s); artefato(s) e acessório(s) de transporte; construção; embalagem(ns) e recipiente(s); insígnia(s); interior(es); objeto(s) cerimonial(is); objeto(s) de caça e pesca; objeto(s) de castigo e penitência; objeto(s) de construção artística e escultura(s); objeto(s) de lazer e desporto; objeto(s) de medição, registro, observação e processamento; objeto(s) e equipamento(s) de trabalho; objeto(s) e equipamento(s) de comunicação; objeto(s) numismático(s); objeto(s) pessoal(is).

Glossário

Classificação: seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.

Coleção: reunião artificial de documentos que, não mantendo relação orgânica entre si, apresentam alguma característica comum.

Forma: uma classe de documentos distinguidos com base em características documentais físicas (por exemplo, aquarela, desenho) e/ou intelectuais (por exemplo, diário, jornal, agenda, livro de minutas) comuns. O mesmo que tipologia (?).

Fundo de arquivo: conjunto de documentos, de qualquer formato ou suporte, produzidos organicamente e/ou reunidos e utilizados por uma pessoa física, família ou organismo no exercício das atividades e funções deste produtor.

Instrumentos de controle: instrumentos elaborados nas fases de identificação e avaliação. (...) os instrumentos de controle são os seguintes: fichários de organismos, fichários de tipos documentais, controles de séries, planos de classificação, registros topográficos, registro gráfico de depósitos; e na fase de avaliação: relações, tabelas de temporalidade, registros gerais de entrada e saída, relações de eliminação, informes e projetos de eliminação, relação de testemunhos resultantes de amostragem etc.

Ordenação: disposição dos documentos de uma série, a partir de elemento convencionado para sua recuperação [alfabético, cronológico, geográfico, numérico-cronológico, numérico simples, temático, temático-dicionário, temático-enciclopédico].

 

Plano de classificação: esquema pelo qual se processa a classificação de um arquivo. Instrumento de controle resultante da fase de identificação, que reflete a organização de um fundo documental ou da totalidade dos fundos de um arquivo e contém os dados essenciais de sua estrutura (denominação de grupos, séries, datas-limite etc.).

 

Princípio da proveniência: princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa.

Proveniência: a relação existente entre os documentos e as instituições ou indivíduos que os criaram, acumularam e/ou mantiveram e utilizaram na condução de atividades pessoais ou institucionais.

Teoria das três idades: sistematização das características dos arquivos correntes, intermediários e permanentes quanto à sua gênese, tratamento documental e utilização.

 

Série documental: sequência de unidades de um mesmo tipo documental. Documentos organizados de acordo com o procedimento administrativo ou conservados como uma unidade porque são o resultado da mesma gestão ou procedimento, ou da mesma atividade, têm uma mesma tipologia, ou devido a qualquer outra relação derivada de sua criação, recepção ou utilização

 
Tipologia documental: estudo dos tipos documentais.

Tipo documental: configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Tipologia: o tipo de documento que pode existir em uma unidade de descrição, por exemplo: cartas, livros de atas.