Glossário

Classificação: seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.

Coleção: reunião artificial de documentos que, não mantendo relação orgânica entre si, apresentam alguma característica comum.

Forma: uma classe de documentos distinguidos com base em características documentais físicas (por exemplo, aquarela, desenho) e/ou intelectuais (por exemplo, diário, jornal, agenda, livro de minutas) comuns. O mesmo que tipologia (?).

Fundo de arquivo: conjunto de documentos, de qualquer formato ou suporte, produzidos organicamente e/ou reunidos e utilizados por uma pessoa física, família ou organismo no exercício das atividades e funções deste produtor.

Instrumentos de controle: instrumentos elaborados nas fases de identificação e avaliação. (...) os instrumentos de controle são os seguintes: fichários de organismos, fichários de tipos documentais, controles de séries, planos de classificação, registros topográficos, registro gráfico de depósitos; e na fase de avaliação: relações, tabelas de temporalidade, registros gerais de entrada e saída, relações de eliminação, informes e projetos de eliminação, relação de testemunhos resultantes de amostragem etc.

Ordenação: disposição dos documentos de uma série, a partir de elemento convencionado para sua recuperação [alfabético, cronológico, geográfico, numérico-cronológico, numérico simples, temático, temático-dicionário, temático-enciclopédico].

 

Plano de classificação: esquema pelo qual se processa a classificação de um arquivo. Instrumento de controle resultante da fase de identificação, que reflete a organização de um fundo documental ou da totalidade dos fundos de um arquivo e contém os dados essenciais de sua estrutura (denominação de grupos, séries, datas-limite etc.).

 

Princípio da proveniência: princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa.

Proveniência: a relação existente entre os documentos e as instituições ou indivíduos que os criaram, acumularam e/ou mantiveram e utilizaram na condução de atividades pessoais ou institucionais.

Teoria das três idades: sistematização das características dos arquivos correntes, intermediários e permanentes quanto à sua gênese, tratamento documental e utilização.

 

Série documental: sequência de unidades de um mesmo tipo documental. Documentos organizados de acordo com o procedimento administrativo ou conservados como uma unidade porque são o resultado da mesma gestão ou procedimento, ou da mesma atividade, têm uma mesma tipologia, ou devido a qualquer outra relação derivada de sua criação, recepção ou utilização

 
Tipologia documental: estudo dos tipos documentais.

Tipo documental: configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Tipologia: o tipo de documento que pode existir em uma unidade de descrição, por exemplo: cartas, livros de atas.