Definição dos campos escolhidos para análise

 

Classificação: Código indicativo da série definido pela instituição

Denominação: Nomeação da série

Definição: Descrição dos documentos que pertencem à série

Gênero: Características que definem, juntamente com o suporte e formato, as medidas técnicas para o tratamento do documento

Suporte: Material no qual são registradas as informações

Formato: Meio pelo qual é apresentada a informação no documento

Forma: Classifica-se como original, cópia ou rascunho

Produtor/titular: Quem armazenou o material como documento

Emissor: Quem produziu o material que será armazenado

Data tópica: Local de produção do material

Data de emissão: Data cronológica da produção

Função Administrativa: Motivo pelo qual foi gerado o documento

Função Arquivística: Relação institucional do documento (motivo pelo qual foi armazenado)

Contexto institucional/trâmite: Trajeto percorrido desde a produção do material até seu arquivamento

Ordenação da série: Padrões de armazenamento da série

Vigência administrativa: Classifica-se como permanente, corrente e intermediária

Condições de acesso: Classifica-se como restrito ou livre

Elementos externos: Revestimento físico da forma documental

Conteúdo externo: “Determina a disposição e articulação do discurso e é capaz de oferecer informação sobre a proveniência, procedimentos, processos, usos, modos de transmissão e autenticidade”. (VASCONCELOS, 2009 apud DURANTI, 1996)

Linguagem: Forma como os fatos são apresentados no documento

Sinais especiais: Identifica as pessoas envolvidas na produção

Selo: Elemento que identifica a proveniência e a autenticidade, além do grau de autoridade e solenidade do documento

Anotações: Autenticação e registro do documento

 

Elementos internos: Articulação intelectual da forma documental

Protocolo inicial: Contexto administrativo da ação

Conteúdo interno: Ação que possibilita o cumprimento da função administrativa do documento

Protocolo final: Contém as informações de responsabilidade do documento