Metodologia de Identificação do Tipo Documental

Luciana Duranti introduz no Canadá e Estados Unidos, esta nova abordagem do uso da diplomática aplicada à pesquisa para definição de requisitos de produção de documentos eletrônicos.

No contexto da identificação, a etapa da identificação de tipologias documentais encontra na abordagem da diplomática contemporânea seus fundamentos teóricos e metodológicos, demonstrando a efetiva contribuição desta disciplina para a construção teórica da arquivística.

A diplomática revisitada pela arquivística encontra na identificação, um novo espaço para o debate científico em torno do documento de arquivo, justificando uma extensa produção científica sobre os aspectos que as relacionam.

Entretanto, a identificação de tipologia documental enquanto tema estreitamente vinculado à diplomática, não vêm sendo suficientemente estudado pela área. Os modelos de processos e dos instrumentos de identificação de tipologias documentais encontrados na literatura arquivística, embora bastante numerosos, são produtos de estudos de caso, nos quais se encontra fragmentos de contribuições teóricas. Os aspectos teóricos que envolvem a metodologia da identificação e, especificamente, da identificação de documentos realizadas nos parâmetros da tipologia documental, estão pulverizados na literatura, justificando a necessidade de sistematização dos fundamentos teóricos, procedimentos metodológicos e instrumentos que envolvem a construção teórica desta metodologia.

Neste cenário, algumas questões se colocam para a reflexão. Pode-se considerar a identificação como uma função independente no âmbito da metodologia arquivística? É possível normalizar os procedimentos e os instrumentos de identificação, utilizando os parâmetros da diplomática contemporânea, para definir requisitos de gestão de documentos e de tratamento de documentos acumulados em arquivos?

O Brasil recebeu a influência desta nova corrente teórica que se formou, mas o assunto vem sendo tratado por um reduzido número de estudiosos e por um, ainda inexpressivo, segmento profissional. Os processos de identificação desenvolvidos por arquivos brasileiros não foram suficientemente analisados e, sobretudo, os parâmetros conceituais que fundamentam a identificação dos documentos no contexto destes procedimentos, aspectos que justificam o escopo desta pesquisa, cujo objetivo é sistematizar os fundamentos teóricos e metodológicos da identificação, especificamente na perspectiva da arquivística brasileira.

 

A identificação do tipo documental

 Identificação vem a ser o ato de determinar a identidade do documento de arquivo, de caracterizar os elementos próprios e exclusivos que conferem essa identidade. Significa determinar estes elementos que o individualizam e o distinguem em seu conjunto. O processo de produção deste conhecimento implica em reunir informações sobre o documento em seu contexto de produção e descrever estes elementos que formam sua identidade, que revelam o seu vínculo arquivístico. Esse conceito, discutido por Luciana Duranti (1997), é o componente essencial do documento de arquivo, que revela sua verdadeira natureza, que determina sua identidade, pois é definido pela sua ligação com o órgão que o produziu. Nesse sentido, é um trabalho de pesquisa e de crítica sobre a gênese documental.

A identificação é uma fase independente da metodologia arquivística, qualificada como do tipo intelectual, a qual consiste em estudar analiticamente o órgão produtor e a tipologia documental por ele produzida e que antecede as demais funções (produção, avaliação, classificação e descrição).

 Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) que também considera a identificação como uma fase do processamento técnico dos arquivos, definindo-a como o “[...] processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”.

 Identificação, consiste em estudar analiticamente o documento de arquivo e o vínculo que mantém com o órgão que o produziu. “Este conhecimento sobre o órgão produtor combinado a um processo analítico dos documentos produzidos, a partir do conhecimento das suas características internas e externas, permite chegar à identificação das séries documentais” (LÓPEZ GÓMEZ, 1998, p.39).

A pesquisa pode ser desenvolvida durante todas as fases do ciclo de vida dos documentos, podendo, portanto, incidir sobre o momento de sua produção, para efeito de implantação de programas de gestão de documentos, ou no momento de sua acumulação, para controlar fundos transferidos ou recolhidos aos arquivos.

Durante o processo de identificação, as características da proveniência e de organicidade devem ser recuperadas, se o objetivo for o tratamento de massas documentais acumuladas e garantidas, quando a identificação for efetuada em documentos na fase de produção, para fins de implantação de programas de gestão de documentos.

A identificação consiste na pesquisa sobre os elementos implicados na “[...] gênese do fundo: o sujeito produtor e o objeto produzido”, entendendo por “[...] sujeito produtor, a pessoa física, família ou organismo que produziu e/ou acumulou o fundo e por objeto produzido, a totalidade do fundo e cada uma dos agrupamentos documentais que o integram”.

A pesquisa requer a busca de informações em fontes específicas, sobre o órgão produtor (contexto) e sobre os documentos (tipologia documental), estejam eles em fase de produção ou de acumulação. Aquelas informações são os “[...] elementos que caracterizam este contexto, no desempenho de competências e funções específicas deste órgão produtor e da tipologia documental, que registra os procedimentos administrativos realizados para cumpri-las”.

 O primeiro momento da pesquisa consiste em identificar o órgão produtor, o elemento orgânico (estrutura administrativa) e elemento funcional (competências, funções, atividades, tarefas) que o caracteriza.

 A identificação do elemento orgânico significa reconhecer o órgão produtor dos documentos. O elemento funcional está representado pelas funções e atividades administrativas desempenhadas pelo órgão.

É necessário reunir todas as informações existentes sobre a evolução orgânica do sujeito produtor; disposições que regulam suas competências, normas e procedimentos que condicionam a aplicação real destas competências, normas que controlam a circulação interna e externa dos documentos na fase de produção, ou seja, “[...] toda a circunstância implica o estudo institucional [...] Este estudo permite o conhecimento da estrutura do órgão, seu funcionamento interno, suas competências e suas transformações históricas”.

 Este estudo das características que apresentam o órgão produtor dos documentos se viabiliza a partir dos dados encontrados em vários tipos de fontes de informações, que variam de acordo com a natureza do órgão, se público ou privado ou em função do momento de realização da identificação, se para tratar documentos em fase de produção ou de acumulação.

A informação sobre os elementos orgânicos e funcionais obtém-se através dos próprios documentos e da legislação. No caso de órgãos públicos, o estudo de todos os textos legais e normativos pertinentes à estrutura e funcionamento durante sua existência, permitirá conhecer as competências, funções e atividades desempenhadas que ficaram registradas nos documentos produzidos. São as normas oficiais que dispõem sobre a estrutura e funcionamento do órgão produtor, como leis, decretos, portarias, regulamentos de serviços, entre outros. Entretanto, podem ocorrer problemas nesta pesquisa.

Para implantar programa de gestão documental, a identificação dos órgãos produtores e de suas atribuições, tem por finalidade reconhecer no texto legal, a competência, funções, atividades e tarefas que associam à tipologia documental produzida neste contexto. Estes dados ficam registrados no seguinte instrumento:

 Exemplo:

Quadro 1: Estudo de Identificação de Órgão Produtor Sefin – Pms.

Competência  (Atribuição)         Auxiliar o Prefeito na implantação da política fiscal e financeira do município. (Art. 50, Parag. I, item B)

Função                                Gerenciar o cumprimento das metas estabelecidas no Plano Plurianual de Governo, na respectiva área de competência; (Art. 73, Parag. I, item A)

Atividade           Exercer o controle da arrecadação dos Impostos Municipais, Contribuição de Melhoria e da Taxa de Licença de Localização e Funcionamento; (Art. 80, Parag. I)

Tarefa                  Analisar e quando for o caso fundamentar, a fim de subsidiar o processo decisório da autoridade competente, sobre alterações, cancelamentos, restituições, isenções, imunidades e lançamentos de tributos; (Art. 80, Parag. IV)

Tipo Documental            Processo de isenção/redução de IPTU

Fonte: Rodrigues e Garcia – 2012.

 

A identificação do tipo documental é o segundo momento da pesquisa, processo que se realiza com base no reconhecimento dos elementos internos e externos do documento, que se referem a sua estrutura física (gênero, suporte, formato e forma) e ao seu conteúdo (natureza da ação que lhe dá origem), para denominar o tipo e definir a série documental. A série constitui o objeto de estudo da arquivística e sobre ela versa toda proposta de tratamento técnico.
As fontes de informações utilizadas nesta fase, além das leis, decretos, portarias, regimentos e regulamentos internos, são as consultas diretas às pessoas que estejam tramitando e produzindo os documentos, ligando-os às funções e atividades que produzem os documentos. Uma vez identificada a unidade administrativa e os tipos documentais em que se materializam de suas competências, funções e atividades, será necessário estudar as normas que regulamentam os processo de tramitação que teve cada tipo documental.