Pergunta e resposta:


Explique porque as metodologias diplomáticas não devem vislumbrar as necessidades dos historiadores.


Os documentos não se resumem à análise do pesquisador; são antes de tudo, os frutos, os meios, os testemunhos de determinadas funções e atividades desenvolvidas pelos seus produtores. Cumpre ao arquivista a organização de acordo com o contexto de produção. Ao historiador cabe promover a crítica desse contexto e a interpretação ideológica dos indivíduos que produziram os documentos.

Elementos de análise:

- gênero do documento

Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso.

Haverá tantos gêneros de documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação: Textuais; Iconográficos, Imagem Estática: Slides e Fotografias são excelentes exemplos; Sonoros; Filmográficos: "imagem em movimento", independentemente de apresentarem áudio; Cartográficos: mapas e plantas arquitetônicas. Através do uso de escala, representam grandes áreas através de imagens reduzidas; Digitais e Micrográficos: o microfilme e a microficha são exemplos, ambos demandando, em função desta característica, equipamentos eletrônicos para sua consulta.

 

- formato

Ligado ao suporte do documento, embora o mesmo suporte possa dar origem a diferentes formatos. Por exemplo: apesar de servirem-se do suporte “papel”, livros, cadernos e cartões constituem diferentes formatos de documentos.

 

- espécie documental

Definida através do aspecto formal assumido através das informações contidas no documento. Não tem nada a ver com o suporte do documento, mas com a natureza da informação que ele pretende passar.

Todo documento apresenta um conjunto próprio de características que permitem distingui-lo de outras espécies de documentos. Uma certidão difere de um contrato. Quando unimos o conceito de espécie documental à natureza do assunto abordado, teremos o tipo documental.

 

“O tipo é um detalhamento da espécie, assim como a espécie é um detalhamento do gênero”

 

A tipologia documental está preocupada com o cumprimento de uma função pelo documento dentro do contexto de uma instituição, ou, melhor ainda, com relação a suas atividades.

Espécies documentais:

ATESTADO: Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa.

CARTA: Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações.
CERTIDÃO: Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original.
CIRCULAR: Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.

CONTRATO: É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando criar direitos e obrigações recíprocas.

CORRESPONDÊNCIA INTERNA: É o instrumento de comunicação para assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem pessoal.

DECLARAÇÃO: é o documento de manifestação administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato.

EDITAL: Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc.

MEMORANDO: O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

OFÍCIO: Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações realizadas entre dirigentes de entidades públicas, podendo ser também dirigidos à entidade particular. Trata-se de comunicação eminentemente externa.

PARECER: Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos submetidos à sua consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente.

 

Decretos, leis, instruções normativas também são tipos de documentos.

Definição de campos de análise Diplomática

 

Estrutura		Definição
Protocolo inicial	Invocação	Apelo, chamada. Ocorre nos atos dispositivos mais antigos
	Titulação	Determinação de quem emana o ato
	Direção	Nomeação para quem se dirige o ato
	Saudação	Cumprimentos, felicitações. Parte final do protocolo
Texto	Preâmbulo	Justificação da criação do ato
	Notificação	Comunicar, intimar
	Exposição	Explicação das causas do ato, o que o originou
	Dispositivo	Assunto do ato. Onde determina o que se quer
	Sanção	Penalidades do não cumprimento do ato.
	Corroboração ou Cláusulas finais	Meios materiais ou não nos quais se asseguram o cumprimento do ato
Protocolo final ou escatocolo	Subscrição ou assinatura	Assinatura do emissor
	Datação	Data cronológica: corresponde ao dia, mês e ano. Data tópica: forma como está designado no documento o local onde ele foi assinado
	Precação	Assinaturas, carimbos e selos que comprovam a legalidade do documento

 

Nem todos os campos da Diplomática estão presentes em todos os documentos.

 

Classificação: Não contém

Denominação: Livro com imagens de Brasília

Definição: Livro trazendo imagens e informações sobre importantes construções de Brasília dês do ano 1960 até 2000

Gênero: Imagético e textual

Suporte: Papel

Formato: Livro

Forma: Original

Produtor/titular: Traço Atemporal

Emissor: Traço Atemporal

 

Data tópica: Brasília

Data de produção: 2015

 

Função Administrativa: Livro feito pelo grupo, com o intuito de mostrar ao público da oficina, imagens de algumas construções consideradas importantes da nossa capital.

Função Arquivística: Registrar o livro realizado pelo grupo Traço Atemporal

 

Contexto institucional/trâmite: O livro será apresentado na oficina da disciplina Diplomática e Tipologia Documental que iremos apresentar no dia 19/06. Como nosso tema é sobre a arquitetura e construção dos prédios/ monumentos de Brasília, então achamos interessante mostrar ao público as grandes construções que temos aqui, como por exemplo: os centros de poder. Que por se tratarem de construções possuem um caráter permanente.

 

Ordenação da série: Ordenação através da entrada do documento no acervo

 

Vigência administrativa: 9 anos

Condições de acesso: Restrito

 

Elementos externos

Conteúdo externo: Imagético e textual

Linguagem: Informativa

Sinais especiais: Não contém

Selo: Não contém

Anotações: Informações sobre as construções.

 

Elementos internos

Protocolo inicial: Não contém

Conteúdo interno: Imagens e a descrição delas

Protocolo final: Não contém

____________________________________________________________________ 

 

Classificação: Não contém

Denominação: Fluxograma para a oficina

Definição: Fluxograma trazendo todos os documentos e etapas necessárias para uma construção

Gênero: Imagético

Suporte: Documento Eletrônico

Formato: Digital

Forma: Original

Produtor/titular: Traço Atemporal

Emissor: Bizagi Modeler

 

Data tópica: Brasília

Data de produção: 2015

 

Função Administrativa: Fluxograma feito para mostrar os documentos e etapas necessárias para a realização de uma obra.

Função Arquivística: Registrar o fluxograma realizado pelo grupo Traço Atemporal

  

Contexto institucional/trâmite: O fluxograma será apresentado na oficina da disciplina Diplomática e Tipologia Documental. Como nosso tema é sobre a arquitetura e construção dos prédios/ monumentos de Brasília, então achamos interessante mostrar ao público as etapas de elaboração de uma construção.

 

Ordenação da série: Ordenação através da entrada do documento no acervo

 

Vigência administrativa: Permanente

Condições de acesso: Restrito

 

Elementos externos

Conteúdo externo: Imagético

Linguagem: Descritiva

Sinais especiais: Não contém

Selo: Ícone do programa ao lado direito no inferior da tela

Anotações: Programa Bizagi Modeler

 

Elementos internos

Protocolo inicial: Ícone verde

Conteúdo interno: Etapas de elaboração explicadas em cada quadrinho.

Protocolo final: Ícone vermelho

 

NORMA BRASILEIRA DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA

(VERSÃO PRELIMINAR) set 2005

 

A classificação a seguir, que, em alguns casos, não é exaustiva e pode ser atualizada:

 

1.5.5.1 Gênero bibliográfico: folheto(s), livro(s), monografia(s), obra(s) rara(s), periódico(s), periódico(s) raro(s) e tese(s);

1.5.5.2 Gênero cartográfico: atlas, carta(s) aeronáutica(s), cartograma(s), desenho(s) técnico(s), diagrama(s), fotografia(s) aérea(s), fotoíndice(s), mapa(s), mosaico(s) aéreo(s), perfil(is) e planta(s);

1.5.5.3 Gênero eletrônico;

1.5.5.4 Gênero filmográfico: filme(s) cinematográfico(s), fita(s) videomagnética(s), filme(s) cinematográfico(s) negativo(s);

1.5.5.5 Gênero iconográfico: caricatura(s), cartaz(es), cartão(ões)-postal(is), charge(s), cópia(s) por contato, desenho(s), diapositivo(s), fotografia(s), gravura(s), ilustração(ões), negativo(s) fotográfico(s) e pintura(s);

1.5.5.6 Gênero micrográfico: cartão(ões)-janela, cartucho(s), jaqueta(s), microficha(s), rolo(s) 16mm e rolo(s) 35 mm;

1.5.5.7 Gênero sonoro: disco(s) e fita(s) audiomagnética(s);

1.5.5.8 Gênero tridimensional (!?!): espécime(s) botânico(s), espécime(s) fóssil(eis); espécime(s) geológico(s); espécime(s) zoológico(s); artefato(s) e acessório(s) de transporte; construção; embalagem(ns) e recipiente(s); insígnia(s); interior(es); objeto(s) cerimonial(is); objeto(s) de caça e pesca; objeto(s) de castigo e penitência; objeto(s) de construção artística e escultura(s); objeto(s) de lazer e desporto; objeto(s) de medição, registro, observação e processamento; objeto(s) e equipamento(s) de trabalho; objeto(s) e equipamento(s) de comunicação; objeto(s) numismático(s); objeto(s) pessoal(is).

Glossário

Classificação: seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.

Coleção: reunião artificial de documentos que, não mantendo relação orgânica entre si, apresentam alguma característica comum.

Forma: uma classe de documentos distinguidos com base em características documentais físicas (por exemplo, aquarela, desenho) e/ou intelectuais (por exemplo, diário, jornal, agenda, livro de minutas) comuns. O mesmo que tipologia (?).

Fundo de arquivo: conjunto de documentos, de qualquer formato ou suporte, produzidos organicamente e/ou reunidos e utilizados por uma pessoa física, família ou organismo no exercício das atividades e funções deste produtor.

Instrumentos de controle: instrumentos elaborados nas fases de identificação e avaliação. (...) os instrumentos de controle são os seguintes: fichários de organismos, fichários de tipos documentais, controles de séries, planos de classificação, registros topográficos, registro gráfico de depósitos; e na fase de avaliação: relações, tabelas de temporalidade, registros gerais de entrada e saída, relações de eliminação, informes e projetos de eliminação, relação de testemunhos resultantes de amostragem etc.

Ordenação: disposição dos documentos de uma série, a partir de elemento convencionado para sua recuperação [alfabético, cronológico, geográfico, numérico-cronológico, numérico simples, temático, temático-dicionário, temático-enciclopédico].

 

Plano de classificação: esquema pelo qual se processa a classificação de um arquivo. Instrumento de controle resultante da fase de identificação, que reflete a organização de um fundo documental ou da totalidade dos fundos de um arquivo e contém os dados essenciais de sua estrutura (denominação de grupos, séries, datas-limite etc.).

 

Princípio da proveniência: princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa.

Proveniência: a relação existente entre os documentos e as instituições ou indivíduos que os criaram, acumularam e/ou mantiveram e utilizaram na condução de atividades pessoais ou institucionais.

Teoria das três idades: sistematização das características dos arquivos correntes, intermediários e permanentes quanto à sua gênese, tratamento documental e utilização.

 

Série documental: sequência de unidades de um mesmo tipo documental. Documentos organizados de acordo com o procedimento administrativo ou conservados como uma unidade porque são o resultado da mesma gestão ou procedimento, ou da mesma atividade, têm uma mesma tipologia, ou devido a qualquer outra relação derivada de sua criação, recepção ou utilização

 
Tipologia documental: estudo dos tipos documentais.

Tipo documental: configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Tipologia: o tipo de documento que pode existir em uma unidade de descrição, por exemplo: cartas, livros de atas.

 

Conceitos Diversos (ordem alfabética): (Começa com autenticidade, termina com veracidade)

• Autenticidade - diz respeito à geração de um documento e às qualidades que o legitimam para que ele possa exercer a plenitude de sua função administrativa, inclusive em termos legais. Por exemplo, as decisões de uma reunião somente terão valor efetivo se forem anotadas em uma ata e se a referida ata estiver revestida de autenticidade, ou seja, se realmente for resultante daquela reunião e se realmente tiver sido aprovada pelos participantes da reunião, devidamente registrada e contar com o tipo adequado de informações dispostas de modo tradicional (para atas). Eventualmente, a mesma reunião pode ter tomado decisões que não se efetivaram ou ter incorrido em erro na análise de algum assunto. É o elemento fundamental para que qualquer documento possa atuar plenamente de acordo com as funções para as quais foi concebido. No caso de documentos frequentes é bastante comum encontrar normas, padrões e critérios de validação bastante elaborados e complexos. 
• Características Extrínsecas - como o suporte material (papiro, papel, etc.), seu espaço, a disposição de seus elementos internos, seu gênero (por exemplo, se é audiovisual ou textual), a escrita. Têm a ver com a estrutura física e com a sua forma de apresentação. Relacionam-se com o gênero, isto é, a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem.
• Características Intrínsecas - ou seja, seu conteúdo, seu âmago que lhe atribui significação (em outras palavras, o que “diz” o documento). Têm a ver com o conteúdo substantivo, seu assunto propriamente dito, assim como com a natureza da sua proveniência e função.
• Classificação - é um instrumento utilizado pela arquivística para classificar todo e qualquer documento produzido, recebido e acumulado por uma instituição no exercício de suas funções. Deve ser capaz de Identificar as espécies do acervo da organização (análise diplomática); Identificar quais as funções (quanto ao uso pelo titular do arquivo) se relacionam a quais documentos; Sistematizar um esquema hierárquico que consolide as informações relativas às ocorrências documentais daquele titular, que seja capaz de articular as espécies com as respectivas funções (plano de classificação); Não se esquecer de registrar todos os passos do processo e as definições que foram sendo elaboradas.
• Contexto – A avaliação do documento arquivístico deve considerar seu contexto de produção, uma vez que documentos observados de maneira aleatória e isolados prejudicam, e até mesmo omitem importantes informações inerentes à sua produção. o contexto para a análise do documento implica o cuidado minucioso para evitar a perda da informação e integridade.
• Descrição Arquivística – Descrevem as relações internas do arquivo, como as séries se relacionam e não o documento em si. A descrição traduz a classificação.
• Documento – é toda informação em suporte.
• Documento de Arquivo - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
• Emissor – insere as informações no documento
• Espécie - Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório, boletim, certidão.
• Forma - ou a tradição documental, que é o estágio de preparação e transmissão de um documento (minuta, original, cópia).
• Formato - configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado, tais como caderno, códice, folha avulsa, livro, tira de microfilme etc.
• Função – as razões pelas quais foi produzido, tomando-se em consideração - e nesta ordem - a função, a atividade que lhe concerne e os trâmites pelos quais passou; o conteúdo substantivo, que é, afinal, o assunto de que trata o documento, os fins que se quer atingir com sua criação;
• Gênero Documental – configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem. Exemplos: textuais; micrográficos; iconográficos (contém imagens estáticas – fotografias, negativos, diapositivos, gravuras, desenhos); filmográficos; sonoros; cartográficos; informático (documentos criados, armazenados e utilizados em computador – disquete, disco rígido, arquivo do Excel)
• Ordem original – relação natural entre os documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade que os acumulou.
• Processo – é a reunião de documentos autuados que passam por trâmites, com apreciação das áreas técnicas e conclusão.
• Produtor – transforma o documento contemporâneo em documento de arquivo.
• Série - conjunto de documentos correspondentes à mesma atividade.
• Sinal de Validação - é parte da garantia da autenticidade dos documentos, sejam eles de arquivo ou não.
• Tipo Documental – Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos.
• Tipologia - Tipologia Documental é o estudo que tem como objeto os tipos documentais, e entendidos como a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do conteúdo, ou técnica de registro. TIPO DOCUMENTAL = ESPÉCIE + FUNÇÃO 
• Trâmite Documental = Fluxo documental – é o caminho percorrido por um determinado documento, por exemplo, através dos vários departamentos da organização, bem como sua destinação final. Tem o objetivo de simplificar e racionalizar o processo de trabalho, permitindo uma análise mais detalhada de cada atividade e o relacionamento entre elas, entendendo com clareza o funcionamento -tanto em uma visão micro, como macro- da instituição, indicando falhas e promovendo agilidade no processo para resultados eficientes.
• Veracidade - Os aspectos referentes ao conteúdo do documento dizem respeito à veracidade e não podem ser confundidos com a autenticidade. Por mais que uma ata não espelhe exatamente o ocorrido na reunião (por exemplo, a informação sobre um participante que erroneamente foi dado como ausente), se ela seguiu todos os trâmites normais para a sua aprovação ela será sempre autêntica, mesmo que parte de sua informação não seja verídica.

Autentico não necessariamente verdadeiro

Do ponto de vista da diplomática, a autenticidade se refere a não alteração do documento após sua produção, mesmo que o conteúdo não seja verdadeiro.

Os documentos falsos originais designados por pseudo-originais (aparentam possuir, ainda que por ficção, todas as marcas de validações próprias de um verdadeiro, obtidos a partir de pressupostos não verdadeiros, posto que tenham sido expedidos das chancelarias em forma material autêntica) e, ainda, os atos suspeitos ou duvidosos (a sua falsidade diplomática não é comprovada).

Duranti (1996) faz, igualmente, a distinção entre documento autêntico e genuíno e entre os conceitos de inautêntico e de falso.

Um documento é autêntico quando apresenta todos os elementos estipulados para provê-lo de autenticidade.

Um documento é genuíno quando é verdadeiramente o que pretende ser.

Contudo, esta distinção não é válida no sentido histórico, pois, enquanto que o direito e a diplomática avaliam separadamente as formas do documento e os seus autores, de maneira que podemos ter um documento autêntico que não é genuíno e vice-versa, a história, por sua vez, avalia apenas o conteúdo do documento de modo que, do ponto de vista historiográfico, autêntico é sinônimo de genuíno (Duranti, 1996, p. 29-30).

A inautenticidade refere-se à ausência dos requisitos que garantem a autenticidade e a falsidade implica a presença de elementos que não correspondem à realidade. Estes elementos podem não ser verdadeiros intencionalmente ou por negligência ou não verdadeiros por lapso ou casualidade.

O conceito de inautenticidade pode ser utilizado estritamente no sentido legal ou por diplomático e não no sentido histórico, uma vez que a ausência de informação requerida para o conteúdo não pode comprometer a sua autenticidade histórica.

Legal e diplomaticamente, um documento falso, é o mesmo que um documento falsificado, contrafeito e de alguma maneira enganador e historicamente equivale a dizer que os factos descritos no documento não são verdadeiros (Duranti, 1996, p. 30).

A autenticidade de um documento esta ligada a confiabilidade e a competência do órgão que garante a existência de tal documento, como carimbos, assinaturas, marcas d'agua; esses elementos garantem a validade dele, mostrando quem é o autor e que a entidade competente concorda com as informações ali contidas.

Quanto a veracidade, ela esta ligada a qualidade das informações do documento, se aquele documento possui informações verdadeiras.

Vejamos com alguns exemplos que um documento pode ser autêntico, porém não verídico: o documento é feito pelo órgão competente, mas as informações contidas neles, não são verdadeiras.

A veracidade de um documento é atestada quando as informações contidas se referem a fatos verdadeiros, descrevendo fielmente o ocorrido. É possível que exista um documento autêntico, mas não verídico. A Veracidade está ligada a qualidade do conteúdo do documento, se aquele documento possui informações verdadeiras no contexto que ele foi criado. um documento pode ser autêntico, porem não verídico.

A junção da análise diplomática (características intrínsecas e extrínsecas do documento individualmente) com a análise arquivística (de acordo com o seu contexto de criação, em séries) possibilitará a compreensão do verdadeiro “significado” do documento de arquivo.

Para tal, é necessário verificar individualmente nos documentos, características diplomáticas mínimas como espécie, atributos intrínsecos, extrínsecos e o trâmite do documento; e algumas características arquivísticas como o seu contexto de criação, se atendem como prova ou reflexo da missão da instituição e a relação que esse documento.

Os aspectos formais do documento são analisados pela Diplomática, de forma que possa ser avaliado em relação à sua verdadeira natureza. Seu campo normalmente se limita à questão da autenticidade, da contextualização e da estrutura formal. A Tipologia Documental se ocupa de séries documentais, analisando o que se chama de “lógica orgânica dos conjuntos documentais”.  (Duranti 1995)

Metodologia de Identificação do Tipo Documental

Luciana Duranti introduz no Canadá e Estados Unidos, esta nova abordagem do uso da diplomática aplicada à pesquisa para definição de requisitos de produção de documentos eletrônicos.

No contexto da identificação, a etapa da identificação de tipologias documentais encontra na abordagem da diplomática contemporânea seus fundamentos teóricos e metodológicos, demonstrando a efetiva contribuição desta disciplina para a construção teórica da arquivística.

A diplomática revisitada pela arquivística encontra na identificação, um novo espaço para o debate científico em torno do documento de arquivo, justificando uma extensa produção científica sobre os aspectos que as relacionam.

Entretanto, a identificação de tipologia documental enquanto tema estreitamente vinculado à diplomática, não vêm sendo suficientemente estudado pela área. Os modelos de processos e dos instrumentos de identificação de tipologias documentais encontrados na literatura arquivística, embora bastante numerosos, são produtos de estudos de caso, nos quais se encontra fragmentos de contribuições teóricas. Os aspectos teóricos que envolvem a metodologia da identificação e, especificamente, da identificação de documentos realizadas nos parâmetros da tipologia documental, estão pulverizados na literatura, justificando a necessidade de sistematização dos fundamentos teóricos, procedimentos metodológicos e instrumentos que envolvem a construção teórica desta metodologia.

Neste cenário, algumas questões se colocam para a reflexão. Pode-se considerar a identificação como uma função independente no âmbito da metodologia arquivística? É possível normalizar os procedimentos e os instrumentos de identificação, utilizando os parâmetros da diplomática contemporânea, para definir requisitos de gestão de documentos e de tratamento de documentos acumulados em arquivos?

O Brasil recebeu a influência desta nova corrente teórica que se formou, mas o assunto vem sendo tratado por um reduzido número de estudiosos e por um, ainda inexpressivo, segmento profissional. Os processos de identificação desenvolvidos por arquivos brasileiros não foram suficientemente analisados e, sobretudo, os parâmetros conceituais que fundamentam a identificação dos documentos no contexto destes procedimentos, aspectos que justificam o escopo desta pesquisa, cujo objetivo é sistematizar os fundamentos teóricos e metodológicos da identificação, especificamente na perspectiva da arquivística brasileira.

 

A identificação do tipo documental

 Identificação vem a ser o ato de determinar a identidade do documento de arquivo, de caracterizar os elementos próprios e exclusivos que conferem essa identidade. Significa determinar estes elementos que o individualizam e o distinguem em seu conjunto. O processo de produção deste conhecimento implica em reunir informações sobre o documento em seu contexto de produção e descrever estes elementos que formam sua identidade, que revelam o seu vínculo arquivístico. Esse conceito, discutido por Luciana Duranti (1997), é o componente essencial do documento de arquivo, que revela sua verdadeira natureza, que determina sua identidade, pois é definido pela sua ligação com o órgão que o produziu. Nesse sentido, é um trabalho de pesquisa e de crítica sobre a gênese documental.

A identificação é uma fase independente da metodologia arquivística, qualificada como do tipo intelectual, a qual consiste em estudar analiticamente o órgão produtor e a tipologia documental por ele produzida e que antecede as demais funções (produção, avaliação, classificação e descrição).

 Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) que também considera a identificação como uma fase do processamento técnico dos arquivos, definindo-a como o “[...] processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”.

 Identificação, consiste em estudar analiticamente o documento de arquivo e o vínculo que mantém com o órgão que o produziu. “Este conhecimento sobre o órgão produtor combinado a um processo analítico dos documentos produzidos, a partir do conhecimento das suas características internas e externas, permite chegar à identificação das séries documentais” (LÓPEZ GÓMEZ, 1998, p.39).

A pesquisa pode ser desenvolvida durante todas as fases do ciclo de vida dos documentos, podendo, portanto, incidir sobre o momento de sua produção, para efeito de implantação de programas de gestão de documentos, ou no momento de sua acumulação, para controlar fundos transferidos ou recolhidos aos arquivos.

Durante o processo de identificação, as características da proveniência e de organicidade devem ser recuperadas, se o objetivo for o tratamento de massas documentais acumuladas e garantidas, quando a identificação for efetuada em documentos na fase de produção, para fins de implantação de programas de gestão de documentos.

A identificação consiste na pesquisa sobre os elementos implicados na “[...] gênese do fundo: o sujeito produtor e o objeto produzido”, entendendo por “[...] sujeito produtor, a pessoa física, família ou organismo que produziu e/ou acumulou o fundo e por objeto produzido, a totalidade do fundo e cada uma dos agrupamentos documentais que o integram”.

A pesquisa requer a busca de informações em fontes específicas, sobre o órgão produtor (contexto) e sobre os documentos (tipologia documental), estejam eles em fase de produção ou de acumulação. Aquelas informações são os “[...] elementos que caracterizam este contexto, no desempenho de competências e funções específicas deste órgão produtor e da tipologia documental, que registra os procedimentos administrativos realizados para cumpri-las”.

 O primeiro momento da pesquisa consiste em identificar o órgão produtor, o elemento orgânico (estrutura administrativa) e elemento funcional (competências, funções, atividades, tarefas) que o caracteriza.

 A identificação do elemento orgânico significa reconhecer o órgão produtor dos documentos. O elemento funcional está representado pelas funções e atividades administrativas desempenhadas pelo órgão.

É necessário reunir todas as informações existentes sobre a evolução orgânica do sujeito produtor; disposições que regulam suas competências, normas e procedimentos que condicionam a aplicação real destas competências, normas que controlam a circulação interna e externa dos documentos na fase de produção, ou seja, “[...] toda a circunstância implica o estudo institucional [...] Este estudo permite o conhecimento da estrutura do órgão, seu funcionamento interno, suas competências e suas transformações históricas”.

 Este estudo das características que apresentam o órgão produtor dos documentos se viabiliza a partir dos dados encontrados em vários tipos de fontes de informações, que variam de acordo com a natureza do órgão, se público ou privado ou em função do momento de realização da identificação, se para tratar documentos em fase de produção ou de acumulação.

A informação sobre os elementos orgânicos e funcionais obtém-se através dos próprios documentos e da legislação. No caso de órgãos públicos, o estudo de todos os textos legais e normativos pertinentes à estrutura e funcionamento durante sua existência, permitirá conhecer as competências, funções e atividades desempenhadas que ficaram registradas nos documentos produzidos. São as normas oficiais que dispõem sobre a estrutura e funcionamento do órgão produtor, como leis, decretos, portarias, regulamentos de serviços, entre outros. Entretanto, podem ocorrer problemas nesta pesquisa.

Para implantar programa de gestão documental, a identificação dos órgãos produtores e de suas atribuições, tem por finalidade reconhecer no texto legal, a competência, funções, atividades e tarefas que associam à tipologia documental produzida neste contexto. Estes dados ficam registrados no seguinte instrumento:

 Exemplo:

Quadro 1: Estudo de Identificação de Órgão Produtor Sefin – Pms.

Competência  (Atribuição)         Auxiliar o Prefeito na implantação da política fiscal e financeira do município. (Art. 50, Parag. I, item B)

Função                                Gerenciar o cumprimento das metas estabelecidas no Plano Plurianual de Governo, na respectiva área de competência; (Art. 73, Parag. I, item A)

Atividade           Exercer o controle da arrecadação dos Impostos Municipais, Contribuição de Melhoria e da Taxa de Licença de Localização e Funcionamento; (Art. 80, Parag. I)

Tarefa                  Analisar e quando for o caso fundamentar, a fim de subsidiar o processo decisório da autoridade competente, sobre alterações, cancelamentos, restituições, isenções, imunidades e lançamentos de tributos; (Art. 80, Parag. IV)

Tipo Documental            Processo de isenção/redução de IPTU

Fonte: Rodrigues e Garcia – 2012.

 

A identificação do tipo documental é o segundo momento da pesquisa, processo que se realiza com base no reconhecimento dos elementos internos e externos do documento, que se referem a sua estrutura física (gênero, suporte, formato e forma) e ao seu conteúdo (natureza da ação que lhe dá origem), para denominar o tipo e definir a série documental. A série constitui o objeto de estudo da arquivística e sobre ela versa toda proposta de tratamento técnico.
As fontes de informações utilizadas nesta fase, além das leis, decretos, portarias, regimentos e regulamentos internos, são as consultas diretas às pessoas que estejam tramitando e produzindo os documentos, ligando-os às funções e atividades que produzem os documentos. Uma vez identificada a unidade administrativa e os tipos documentais em que se materializam de suas competências, funções e atividades, será necessário estudar as normas que regulamentam os processo de tramitação que teve cada tipo documental.