Conceitos Diversos (ordem alfabética): (Começa com autenticidade, termina com veracidade)

• Autenticidade - diz respeito à geração de um documento e às qualidades que o legitimam para que ele possa exercer a plenitude de sua função administrativa, inclusive em termos legais. Por exemplo, as decisões de uma reunião somente terão valor efetivo se forem anotadas em uma ata e se a referida ata estiver revestida de autenticidade, ou seja, se realmente for resultante daquela reunião e se realmente tiver sido aprovada pelos participantes da reunião, devidamente registrada e contar com o tipo adequado de informações dispostas de modo tradicional (para atas). Eventualmente, a mesma reunião pode ter tomado decisões que não se efetivaram ou ter incorrido em erro na análise de algum assunto. É o elemento fundamental para que qualquer documento possa atuar plenamente de acordo com as funções para as quais foi concebido. No caso de documentos frequentes é bastante comum encontrar normas, padrões e critérios de validação bastante elaborados e complexos. 
• Características Extrínsecas - como o suporte material (papiro, papel, etc.), seu espaço, a disposição de seus elementos internos, seu gênero (por exemplo, se é audiovisual ou textual), a escrita. Têm a ver com a estrutura física e com a sua forma de apresentação. Relacionam-se com o gênero, isto é, a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem.
• Características Intrínsecas - ou seja, seu conteúdo, seu âmago que lhe atribui significação (em outras palavras, o que “diz” o documento). Têm a ver com o conteúdo substantivo, seu assunto propriamente dito, assim como com a natureza da sua proveniência e função.
• Classificação - é um instrumento utilizado pela arquivística para classificar todo e qualquer documento produzido, recebido e acumulado por uma instituição no exercício de suas funções. Deve ser capaz de Identificar as espécies do acervo da organização (análise diplomática); Identificar quais as funções (quanto ao uso pelo titular do arquivo) se relacionam a quais documentos; Sistematizar um esquema hierárquico que consolide as informações relativas às ocorrências documentais daquele titular, que seja capaz de articular as espécies com as respectivas funções (plano de classificação); Não se esquecer de registrar todos os passos do processo e as definições que foram sendo elaboradas.
• Contexto – A avaliação do documento arquivístico deve considerar seu contexto de produção, uma vez que documentos observados de maneira aleatória e isolados prejudicam, e até mesmo omitem importantes informações inerentes à sua produção. o contexto para a análise do documento implica o cuidado minucioso para evitar a perda da informação e integridade.
• Descrição Arquivística – Descrevem as relações internas do arquivo, como as séries se relacionam e não o documento em si. A descrição traduz a classificação.
• Documento – é toda informação em suporte.
• Documento de Arquivo - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
• Emissor – insere as informações no documento
• Espécie - Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório, boletim, certidão.
• Forma - ou a tradição documental, que é o estágio de preparação e transmissão de um documento (minuta, original, cópia).
• Formato - configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado, tais como caderno, códice, folha avulsa, livro, tira de microfilme etc.
• Função – as razões pelas quais foi produzido, tomando-se em consideração - e nesta ordem - a função, a atividade que lhe concerne e os trâmites pelos quais passou; o conteúdo substantivo, que é, afinal, o assunto de que trata o documento, os fins que se quer atingir com sua criação;
• Gênero Documental – configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem. Exemplos: textuais; micrográficos; iconográficos (contém imagens estáticas – fotografias, negativos, diapositivos, gravuras, desenhos); filmográficos; sonoros; cartográficos; informático (documentos criados, armazenados e utilizados em computador – disquete, disco rígido, arquivo do Excel)
• Ordem original – relação natural entre os documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade que os acumulou.
• Processo – é a reunião de documentos autuados que passam por trâmites, com apreciação das áreas técnicas e conclusão.
• Produtor – transforma o documento contemporâneo em documento de arquivo.
• Série - conjunto de documentos correspondentes à mesma atividade.
• Sinal de Validação - é parte da garantia da autenticidade dos documentos, sejam eles de arquivo ou não.
• Tipo Documental – Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos.
• Tipologia - Tipologia Documental é o estudo que tem como objeto os tipos documentais, e entendidos como a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do conteúdo, ou técnica de registro. TIPO DOCUMENTAL = ESPÉCIE + FUNÇÃO 
• Trâmite Documental = Fluxo documental – é o caminho percorrido por um determinado documento, por exemplo, através dos vários departamentos da organização, bem como sua destinação final. Tem o objetivo de simplificar e racionalizar o processo de trabalho, permitindo uma análise mais detalhada de cada atividade e o relacionamento entre elas, entendendo com clareza o funcionamento -tanto em uma visão micro, como macro- da instituição, indicando falhas e promovendo agilidade no processo para resultados eficientes.
• Veracidade - Os aspectos referentes ao conteúdo do documento dizem respeito à veracidade e não podem ser confundidos com a autenticidade. Por mais que uma ata não espelhe exatamente o ocorrido na reunião (por exemplo, a informação sobre um participante que erroneamente foi dado como ausente), se ela seguiu todos os trâmites normais para a sua aprovação ela será sempre autêntica, mesmo que parte de sua informação não seja verídica.