Elementos de análise:

- gênero do documento

Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso.

Haverá tantos gêneros de documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação: Textuais; Iconográficos, Imagem Estática: Slides e Fotografias são excelentes exemplos; Sonoros; Filmográficos: "imagem em movimento", independentemente de apresentarem áudio; Cartográficos: mapas e plantas arquitetônicas. Através do uso de escala, representam grandes áreas através de imagens reduzidas; Digitais e Micrográficos: o microfilme e a microficha são exemplos, ambos demandando, em função desta característica, equipamentos eletrônicos para sua consulta.

 

- formato

Ligado ao suporte do documento, embora o mesmo suporte possa dar origem a diferentes formatos. Por exemplo: apesar de servirem-se do suporte “papel”, livros, cadernos e cartões constituem diferentes formatos de documentos.

 

- espécie documental

Definida através do aspecto formal assumido através das informações contidas no documento. Não tem nada a ver com o suporte do documento, mas com a natureza da informação que ele pretende passar.

Todo documento apresenta um conjunto próprio de características que permitem distingui-lo de outras espécies de documentos. Uma certidão difere de um contrato. Quando unimos o conceito de espécie documental à natureza do assunto abordado, teremos o tipo documental.

 

“O tipo é um detalhamento da espécie, assim como a espécie é um detalhamento do gênero”

 

A tipologia documental está preocupada com o cumprimento de uma função pelo documento dentro do contexto de uma instituição, ou, melhor ainda, com relação a suas atividades.

Espécies documentais:

ATESTADO: Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa.

CARTA: Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações.
CERTIDÃO: Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original.
CIRCULAR: Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.

CONTRATO: É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando criar direitos e obrigações recíprocas.

CORRESPONDÊNCIA INTERNA: É o instrumento de comunicação para assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem pessoal.

DECLARAÇÃO: é o documento de manifestação administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato.

EDITAL: Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc.

MEMORANDO: O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

OFÍCIO: Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações realizadas entre dirigentes de entidades públicas, podendo ser também dirigidos à entidade particular. Trata-se de comunicação eminentemente externa.

PARECER: Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos submetidos à sua consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente.

 

Decretos, leis, instruções normativas também são tipos de documentos.